Prenotação: 

Quando um documento ingressa no registro ele recebe um número, que consta do protocolo. Esse número é chamado de prenotação. O título foi prenotado. A partir daí ele tem prioridade para ser registrado antes de qualquer outro título que tenha ingressado posteriormente.

Contraditório real – Imóveis urbanos:

Verificação feita para apurar se já existe prenotado outro título referente ao mesmo objeto.

Contraditório pessoal:

Verificação feita para apurar se existe restrições em nome de vendedores e compradores.

Qualificação positiva:

Após a verificação do contraditório o documento é qualificado (examinado) para verificar se atende as exigências legais. Estando formalmente em ordem o documento é declarado APTO para ser registrado. Ou seja, recebeu uma qualificação positiva.

Digitação de nota devolutiva:

Se o título não atender as exigências legais, será considerado inapto para o registro. Ele deverá ser retirado pelo apresentante para cumprir as exigências descritas na nota devolutiva, e posteriormente reingressar ao cartório.

Inclusão/Alteração do texto:

são fases do procedimento de registro propriamente dito.

Impressão definitiva no livro:

também são fases do procedimento de registro.

Registro do Título: 

O seu título está sendo registrado.

Baixa do Contraditório:

significa que seu título foi registrado e já pode ingressar outro documento que tenha por objeto o mesmo imóvel.

Indicador pessoal:

é etapa do lançamento nos índices do cartório dos nomes dos atuais proprietários.

Indicador real:

é também a etapa do lançamento nos índices do cartório do endereço do imóvel para efeitos de buscas.

Título pronto para retirada:

Seu documento está pronto, registrado, aguardando que você venha retirá-lo do cartório.

Certidões:

São documentos que o cartório expede, a pedido dos interessados, para os mais diversos fins. Podem ser certidões negativas, para comprovar que você não tem nenhum imóvel registrado em seu nome neste cartório. As certidões abrangem imóveis já matriculados (sistema atual) e imóveis transcritos (sistema antigo). As certidões também só podem ser expedidas após realizada a busca no contraditório. As certidões de imóveis transcritos (transcrições) envolvem buscas em diversos livros e por isso demoram mais para serem expedidas.

Matrícula: 

Sistema de registro em que um imóvel é cadastrado, lançando-se, na prática, numa única folha, os nomes de seus proprietários e todas as ocorrências jurídicas que alterarem o cadastro ou seus proprietários, bem como se o imóvel foi dado em garantia, penhorado, etc. Cada matrícula só pode conter um único imóvel.

Transcrição:

Sistema antigo em que os documentos (escrituras ou outros títulos) eram transcritos (copiados) integralmente nos livros do cartório. Uma transcrição pode conter vários imóveis de um mesmo proprietário. Atualmente não mais existe no Brasil o sistema de transcrição

Averbação:

Anotação feita sobre qualquer alteração ou anulação que diga respeito ao proprietário ou ao imóvel, como, por exemplo, a mudança do estado civil, nome da rua, demolição, construção, etc.